5 советов, как быстрее выполнять работу в офисе

Важное на тему: 5 советов, как быстрее выполнять работу в офисе с полным описанием и комментариями специалистов.

Как успевать работать на работе

Долго включаетесь в работу и сильно устаете? Постоянно отвлекаетесь на мелочи? Живете в режиме аврала? Не успеваете сделать самое главное? Не успеваете выполнить все запланированные задачи? И в результате – снова задерживаетесь на работе?

Состояние эмоционального и физического напряжения быстро истощают силы организма, понижают продуктивность и качество работы. В конечном итоге, вы можете заболеть либо серьезно задуматься о смене рабочего места. Хотя необходимо лишь восстановить силы и установить оптимальный ритм работы.

В данной статье я расскажу, какие факторы необходимо учитывать, чтобы не делать никому подарков в виде своего личного времени, а правильно организовать свой рабочий день и успевать выполнять работу в течение отведенного времени.

Прежде всего, у вас должен быть ориентир в работе – прописанные на бумаге цели и план вашей деятельности. Это поможет более четко представлять долгосрочные и ежедневные задачи и уже заранее выделять время для их выполнения.

План задач на день необходимо прописывать в одном месте. Это поможет их структурировать и грамотно распределить выполнение в течение дня, с учетом специфики вашей деятельности и индивидуальных характеристик.

Помните, что планировать необходимо только 60% времени в день. То есть, если ваш рабочий день длится 8 часов, то сумма времени всех запланированных задач должна составлять не более 5 часов. 3 часа остаются в запасе для непредвиденных обстоятельств: задержалось время выполнения сложного задания, незапланированный звонок, срочная встреча, согласование действий и т.п. Когда вы полностью загружаете свой рабочий день, велика вероятность, что вы не успеете реализовать свой план и придется задержаться после рабочего дня. Если запланированные задачи занимают 60% рабочего времени, вы наверняка успеете выполнить все запланированное и решить дополнительные текущие дела.

Как узнать, сколько дел вы можете выполнить в течение определенного времени?

Вы точно либо приблизительно можете представить, сколько времени занимает та или иная работа. Планируя свой день, прописывайте длительность выполнения задачи. С одной стороны – определите, что именно вы будете делать в этот день. С другой стороны – зададите себе рамки для каждого дела, повысив вероятность успеть именно в назначенные сроки.

Любое дело намного легче выполнять, когда есть мотивация, желание работать. Используйте всевозможные приемы настройки на работу и быстрого включения в рабочий процесс. Экономьте свое время на долгих раскачках и откладываниях. Если у вас запланировано решение важной задачи смело беритесь за ее выполнение, а не отодвигайте с помощью решения мелких текущих проблем.

Начинайте рабочий день с решения сложных задач, важных перспективных проектов, реализующие долгосрочные цели. Утро – период высокой активности, работоспособности и «светлой головы». Перед обедом и в конце рабочего дня оставьте место для решения текущих задач, которые не требуют от вас больших энергетических вложений.

Сколько бы времени не занимало то или иное дело, организуйте себе небольшие перерывы в течение дня. Пятиминутный отдых после часа-полтора работы позволит размять либо расслабить мышцы, переключить внимание, разгрузить мозг, немного восстановить силы. Обеденный перерыв поддержит физические и энергетические ресурсы организма.

Одной из самых больших проблем на работе являются поглотители времени, которые занимают немалую часть рабочего дня. День проходит, поглотители занимают рабочее время, работа не выполняется и, как следствие, снова необходимо задержаться, закончить самое важное.

Определите, какие дела занимают слишком много вашего времени, хотя решать их можно быстрее. Сколько лишнего времени вы проводите в интернете, тратите на разговоры с коллегами, решаете домашние дела и пр. Часто ли соглашаетесь и выполняете просьбы, поручения в ущерб своим планам? Любую задачу вы сможете решить за столько времени, сколько на нее выделите. Не поддавайтесь на провокации воров времени, займите жесткую позицию: работа на работе, все остальное – после. В случае непредвиденных ситуаций (отключили свет, поломался компьютер и т.д.) можно навести порядок на рабочем месте, разобрать и систематизировать бумаги, продумать ближайшие планы, заняться делами, выполнение которых не зависит от компьютера.

Если вам срочно необходимо сделать какое-либо дело, которое занимает 2 минуты или меньше, лучше сделать его сразу. Тогда в сознании оно не будет отвлекать вас, занимая время на размышление, от выполнения главной задачи. Важно только эти двухминутные дела выполнить в течение 2 минут и не занимать время, выделенное для приоритетов.

Подводя итоги, выделим несколько правил того, как успевать работать на работе:

  1. Составьте план работы.
  2. Напишите план задач на день.
  3. Планируйте 60% своего времени.
  4. Определяйте длительность выполнения задач.
  5. Мотивируйте себя на работу.
  6. Грамотно распределяйте рабочую нагрузку.
  7. Ведите борьбу с поглотителями своего времени.
  8. Двухминутные дела выполняйте сразу.
  9. Работайте в течение рабочего дня.

5 советов, как быстрее выполнять работу в офисе

Как повысить эффективность своей работы в офисе, а следовательно, и больше успевать? Дадим несколько простых советов, которые легко запомнить и постараться перевести в разряд «полезных привычек». Надеемся, что это поможет вам работать более продуктивно!

Заранее выделяйте в своем рабочем графике время для выполнения важной работы, когда никто вас не будет отрывать. Если позже кто-то из коллег или клиентов захочет с вами поговорить именно в это время, постарайтесь вежливо им отказать, сказав, что это время у вас уже «зарезервировано». Во время этого периода лучше всего отключить телефон или переключить его на автоответчик. Позже вы сможете всем перезвонить. Чтобы меньше отвлекаться, заранее приготовьте все необходимое: термос с кофе или чаем, бумагу, нужные материалы.

Не бросайте начатое дело на середине, и старайтесь не начинать нового задания до тех пор, пока не завершили предыдущее. Но если режим вашей работы таков, что часто приходится отвлекаться на другие дела, то удобнее делать короткие заметки, чтобы знать потом, где именно вы остановились. В случае внезапного перерыва вы всегда позже сможете быстро сориентироваться и «включиться» в дальнейшую работу.

Не имеет смысла запоминать абсолютно все: старайтесь освободить свою память для более важных вещей. Пользуйтесь «напоминаниями». Если, допустим, в два часа дня у вас должен состояться ответственный телефонный разговор (но вы среди других дел боитесь об этом забыть), то просто установите напоминание – например, на компьютере или в будильнике.

Цените свое время при планировании встреч. Если встреча происходит вне работы, старайтесь не ждать больше десяти минут. С теми же людьми, которые часто опаздывают, удобнее назначать встречу у себя, в вашем офисе — в случае их опоздания вы сможете заняться чем-нибудь полезным. Старайтесь не планировать «лишних» встреч — ведь очень многие вопросы можно решить по телефону!

Читайте так же:  Для чего нужен белок все о пользе протеинов

Если вы имеете клиентов, постоянно отменяющих встречу буквально накануне, то подумайте о целесообразности дальнейшего сотрудничества (даже если такой клиент относится к разряду важных!). Спросите себя: может быть, будет полезнее потратить такое же время на поиск других, более перспективных клиентов?

Если вы много ездите в процессе работы, то держите портфель или папку в офисе наготове, тогда вы в любой момент можете положить туда документы, чтобы просмотреть их в другом месте (например, перед совещанием, во время затянувшейся поездки и так далее). Продумайте для себя систему «передвижного офиса». Можно заранее рассортировать материалы и бумаги в несколько папок – например, «Текущее», «Срочное» и так далее.

Поддерживайте порядок в офисе — в своих бумагах и на рабочем столе. Не стоит раскладывать важные бумаги и документы по всему кабинету, держите их либо в специально организованных папках на стеллажах (в ящиках), либо на столе. Но, с другой стороны, нецелесообразно использовать поверхность письменного стола в качестве огромного ящика, раскладывая документы и списки по всей его поверхности!

Списки важных дел лучше держать либо в ежедневнике, либо в компьютере, установив при необходимости напоминания. Существуют также специальные компьютерные программы по организации работы с разного рода информацией, например, Outlook.

Если вы составляете списки дел на бумаге, то лучше держать их в отдельной папке, которую можно, например, назвать «Ближайшие задачи». Положите ее так, чтобы она всегда была под рукой. Для писем и вообще входящих документов лучше иметь как минимум две папки – в одну вы складываете прочитанные письма, а в другую – новые.

Не храните ненужные документы, которые вы не собираетесь позже обрабатывать. Если вы сразу не положили бумагу на нужное место, то потом вам тяжело будет ее найти. Если же вы решили внести документы в компьютер, то сохраняйте только те, которые могут пригодиться в дальнейшем.

Помните, что значительная часть рутинной работы не требует от вас идеального выполнения. Иногда задавайте себе вопрос: «А соизмеримы ли мои усилия с важностью выполняемой работы?». Иногда бывает так, что мы откладываем из-за незначительных по важности задач выполнение более ответственных и важных дел.

Не приносите посторонних вещей в ваш офис, они постепенно захламляют пространство, которое вам может понадобиться для важных бумаг. Со временем это будет мешать вам сосредоточиться. Говорят, что беспорядок на рабочем месте порождает и беспорядок в мыслях.…

К моменту возвращения из отпуска у вас, возможно, появятся многочисленные «завалы» новых писем и документов. Не нервничайте и не торопитесь обработать все бумаги сразу, постарайтесь разобраться с новыми делами в порядке их приоритетности. Иначе наступит стресс, и весь эффект от отдыха пропадет! А если вы сможете вернуться из отпуска хотя бы за день до выхода на работу, то это уж точно избавит вас от стресса и позволит сначала немного привести в порядок домашние дела (купить продукты, разложить чемодан и так далее).

5 советов как пережить весенние праздники в офисе

Только мы начали забывать о новогодних каникулах, пришло время отмечать 23 февраля и 8-е марта. На прошлой неделе мы отдыхали 3 дня, а отмечать женский день — будем целых четыре!
Перед выходными сотрудники часто уже во всю витают в облаках, предвкушая отдых. А после викэнда неплохо бы обсудить с коллегами, как эти самые праздники прошли.

В такой атмосфере деловые задачи отодвигаются на второй план, снижается производительность.
Как не потерять рабочий настрой и продуктивность за праздники?

Создайте рабочую обстановку

Сконцентрируйтесь.Возьмите дела, которые требуют вашего максимального участия. Пусть мысли о предстоящем отдыхе не отвлекают, а помогают. Ведь, чем глубже вы погрузитесь в дела, тем быстрее пройдет время. Плюс вы сможете быстрее расслабиться дома, если будете уверены, что ничего не «горит» и все сроки в порядке.

Первым делом дедлайны — праздники потом

До выходных составьте себе план действий на первые рабочие дни, распланируйте задачи. Отметьте в календаре все дедлайны. После праздников не старайтесь сразу свернуть горы, вливайтесь в ритм постепенно: выполняйте задачи по мере срочности. Но не забывайте: праздники праздниками, а обещанное клиентам нужно сделать в вовремя.

Не взваливайте на себя работы больше, чем вы можете осилить. Обращайтесь за помощью к коллегам. Делегируйте обязанности подчиненным. Да, конечно, вам придется потратить время на объяснение и постановку задачи. Но зато в следующий раз похожую задачу вы смело можете перепоручить.

Так же часть несложной, рутинной работы можно отдать на фриланс.

Здоровье — это вам не шутки

Хорошее самочувствие — залог крутого рабочего дня. Да, мы знаем, это порой не возможно, но постарайтесь высыпаться! Заменить кофе на воду или зеленый чай, включить в рацион больше овощей и фруктов.

Начинается сезон простуд, организму просто необходима забота и витаминки. Мы беспокоимся за Вас!

Позитив в коллективе

Очень важно сохранять добрую атмосферу в коллективе. Удивляйте друг друга маленькими сюрпризами, поздравляйте с праздниками и собирайтесь вместе.

Так же важно, чтобы вам нравилось приходить в свой офис. Украсьте его шариками, живыми цветами, приклейте смешные стикеры на двери. Ведь на вашем рабочем месте, вы проводите большую часть своего времени.

Не забывайте про внеофисные мероприятия. Например, можно объединить празднование 23-го февраля и 8-го марта и отправиться всем вместе на тимбилдинг. Это может быть что угодно: от игры в лазертаг до караоке. Главное, чтобы было весело!

Всем хороших праздников и продуктивных рабочих дней!

5 причин, почему вы не хотите работать в офисе и 10 альтернативных профессий на любой вкус

Почему некоторым не нравится офисная работа?

  1. Нехватка личного пространства.

Привыкнуть можно к чему угодно, но факт остается фактом: работать в четырех стенах порой просто невыносимо. В обычных офисах об этом мало заботятся. Личные кабинеты доступны не всем сотрудникам, лишь руководство может находиться в более-менее комфортных условиях.

КСТАТИ! Набирает популярность популярен формат open space, который не оставляет ни единого шанса побыть в одиночестве в течение дня. Никаких стен и перегородок — вы как на ладони.

Эмоциональная нагрузка становится слишком тяжелой: приходится более тщательно следить за состоянием одежды, мимикой и позами.

  1. Вы не распоряжаетесь своим временем и вынуждены подстраиваться под принятый распорядок дня.

У людей могут быть разные потребности и биоритмы: кто-то предпочитает вставать чуть позже, принимать пищу не на обеденном перерыве, а в другой отрезок времени…

Читайте так же:  Японская уличная мода 2013

Природные особенности офисная жизнь никак не учитывает, поэтому не удивительно, что клерки нередко страдают от неврозов и стрессов. Кстати, мы уже рассматривали вопрос о том, почему хочется спать после обеда на работе.

  1. Окружающие мешают сосредоточиться.

Погружение в рабочий процесс — залог качества, а в условиях офиса вас постоянно отвлекают то коллеги, то начальство.

ВАЖНО! Продуктивность начинает страдать, силы убавляются. Не завершив одно дело до конца, мы начинаем задумываться о предстоящих задачах, которые постоянно возникают и рушат планы.

  1. Усталость от общения с людьми.

Существуют экстраверты, которым легко налаживать контакт с окружающими, но даже они периодически чувствуют усталость. Что уж говорить об интровертах. «Не люблю работу в офисе» — как часто они жалуются на это!

  1. Скапливается агрессия по отношению к начальству.

Им нельзя высказать все, что думаешь, иначе грозит увольнение. А некоторые сталкиваются даже с тем, что начальник орет и унижает. Невысказанные претензии тоже приводят к стрессу и усталости.

Что делать и чем заняться: альтернативы

  • Попробуйте «отвоевать» личное пространство. Покупайте собственные канцелярские принадлежности, смените клавиатуру компьютера на более удобную, купите милую вещицу на рабочий стол. Пусть эти мелочи принадлежат только вам.
  • Задумайтесь о смене работы. Сейчас очень много вполне доступных специальностей, которые не так уж и трудно освоить даже за короткий срок, пока вы присматриваете себе что-то более интересное.

Топ-10 профессий, где не нужно сидеть в четырех стенах

  1. Если у вас есть права, то попробуйте себя в качестве водителя. Сидеть придется весь день, но нагрузка на психику определенно меньше.
  2. Риэлтор. Большую часть рабочего дня вы будете проводить в разъездах и показах квартир. Это изрядно выматывает, зато вы постоянно находитесь в движении и встречаетесь с новыми людьми. Обстоятельства постоянно меняются, обстановка вокруг — тем более.

Полезное видео

Рекомендую посмотреть видео о том, почему офисная работа превращается в ад:

По сути, любую работу можно так или иначе трансформировать в удаленную (современные технологии вполне позволяют). Подумайте, как это можно осуществить, набросайте план действий и определите, каких дополнительных навыков вам не хватает. Если вам не нравится офисная работа, то зачем терпеть? Попробуйте окунуться в новую, еще не изученную вами сферу.

7 советов как повысить работоспособность

Как быть эффективным сотрудником, делающим работу быстро, качественно и с радостью? 7 полезных советов для повышения работоспособности!

Совет № 1: Всегда составляйте план на день

Планирование – очень полезная вещь, даже если речь идет всего лишь об очередном рабочем дне в офисе. Приучите себя составлять план каждое утро, выписывая в ежедневник все необходимые дела, которые вам нужно закончить сегодня. Будьте уверены, каждый взгляд на этот список будет способствовать усилению вашей работоспособности. Ведь, когда перед глазами вереница нерешенных задач, прокастинировать просто нет времени.

Совет № 2: Выполняйте сложные задачи первыми

Не бойтесь сложностей! В конце концов, если перед вами стоит трудная задача, выполнить которую должны именно вы, рано или поздно вам все равно придется заняться ее решением. Так почему бы не сделать это прямо сейчас?

По статистике, примерно половина людей испытывает максимальную рабочую активность в первые два часа, выполняя тот же объем работы, что и за оставшееся рабочее время. Причина такой работоспособности проста: утром ваш организм бодр и активен, а значит — до обеда вы можете «горы свернуть», главное не бояться и не останавливаться.

Совет № 3: Всегда адекватно оценивайте собственные силы

Не обещайте того, что не сможете сделать. Выполняйте свою работу так, насколько позволяет вам это сделать ваш опыт. Во-первых, это поможет избежать ненужных конфузов, которые обязательно возникнут в том случае, если вы не сможете решить обещанную задачу, а во-вторых, сделает рабочий процесс куда более приятным и простым.

Совет № 4: Хвалите себя за все победы

Помните, в детстве мама обещала каждый день покупать вам мороженое, если будете учиться только на «5»? Так почему бы не использовать этот метод и во взрослой жизни? Пообещайте себе маленький сюрприз за хорошо выполненную работу, и вы увидите – выполнять ее станет куда проще и приятнее. Главное — чтобы «приз» был действительно желанным и мотивировал.

Совет № 5: Откажитесь от социальных сетей

Удалите закладки социальных сетей на своем рабочем компьютере, и вы увидите – день гораздо длиннее, чем вам казалось еще вчера. Отказавшись от просмотра ВКонтакте, Facebook и Twitter в рабочее время, вы освободите огромный пласт времени, который поможет вам делать свою работу гораздо качественнее и быстрей.

Совет № 6: Не забывайте отдыхать

Школьные перемены придумали не зря. Время от времени вашему организму просто необходим перерыв для того, чтобы верно выполнять все поставленные задачи. Устраивайте себе небольшой отдых каждый раз, когда достигните очередной мини-цели (например, проведете совещание или отправите важное письмо).

Совет № 7: Полюбите свою работу

Ни для кого не секрет: лучше всего мы делаем то, что нам нравится. Постарайтесь относиться к своей работе с любовью, и уже очень скоро она действительно начнет вам нравиться. Например, представьте себе, что ваша работа — это ваше любимое хобби, и работаете вы не только для того, чтобы в конце месяца получить зарплату, но и просто потому, что вы действительно любите то, что делаете. Как говорил Конфуций: «Найдите себе занятие по душе, и вам не придется работать ни одного дня в своей жизни». Это ли не мечта?

Топ-10 правил продуктивной работы в офисе

20.01.2017 | 17:11 | Joinfo.ua

Видео (кликните для воспроизведения).

Чаепития, разговоры и перекуры – стандартные ситуации каждого офисного работника. Так, уделяя время отвлекающим факторам, многие из нас не успевают за день выполнить то, что предполагалось. Чтобы решить задачу «как успевать сделать свою работу в офисе», нужно знать свой мотивационный гороскоп, правильно распределить время и знать, какие вещи отвлекают от действительно важных вопросов по работе. Топ-10 важных правил продуктивности в офисе стали известны Joinfo.ua.

Правило №1 – не «беседовать» в чате

«Разговоры» по Интернету и печатания длинных сообщений забирают ваше время на работе. Особенно нецелесообразно обсуждать в чате личные темы со своим коллегой, который сидит за соседним столом. Такого рода переписки способны распылять внимание и уводить вас от выполняемой работы. Если вам необходимо что-то позарез обсудить с вашим коллегой, то это можно сделать за тем же обеденным перерывом. Рабочие часы не для личных дел!

Правило №2 – убрать гаджеты в сторону

Сегодня помимо телефонов практически у каждого есть еще и дополнительные гаджеты: фотоаппараты, электронные книжки и прочие штучки. Если они не связаны с работой, а предназначены для личного пользования в свободное время, тогда этим гаджетам не место на вашем рабочем столе. Само их присутствие очень отвлекает от процесса занятости. Не перегружайте мозг лишней информацией, которая присутствует на ваших дополнительных гаджетах. Оставьте голову чистой для конкретных задач.

Читайте так же:  Как ухаживать за комнатными растениями зимой

Правило №3 – ведите ежедневник

Это может быть как ваш личный ежедневник, так и отдельный блокнот, в который вы будете записывать задачи по работе. Таким образом, вы будете видеть план на каждый день и неделю и понимать, что скоро важное мероприятие, отчет, дедлайн и прочие важные моменты, поэтому на ерунду времени у вас совсем нет. Сделав задачу, отмечайте это в дневнике, чтобы видеть, сколько вы смогли выполнить работы за день.

Правило №4 – планируйте правильно

Важно не только завести ежедневник, но и подробно расписать в порядке очереди, какие дела нужно выполнить в первую очередь, а какие являются второстепенными. Не забывайте указывать в начале дня время на выполнения того или иного задания. Когда вы напишите подробный план действий и обнаружите, что свободного времени у вас будет всего полчаса, вам точно не захочется распыляться на разговоры и перекуры.

Правило №5 – избегайте мультизадачности

Одно из главных правил тайм-менеджмента – это ставить реальные цели. Если вы будете сразу же выполнять несколько важных дел + кучу мелких, то надолго вас не хватит. Организм начнет бунтовать, и вы провалитесь по всем фронтам. Эффективность заключается в последовательности.

Правило №6 – делайте перерывы

Конечно, сидеть за компьютером не вставая по три-четыре часа – не самое полезное занятие, даже если вы не успеваете заполнить «тот важный отчет» или добавить информацию на сайт. Жертвовать своим здоровьем и психическим состоянием не стоит. Будет вполне достаточно, если вы на 5-10 минут отведете глаза от компьютера, пройдетесь или сделаете дыхательную гимнастику, сообщает журналист ДжоИнфо Карина Котовская. Такие передышки позволяют организму немного отдохнуть и вновь приступить к работе.

Правило №7 – отказывайтесь от неожиданных задач

Если вы четко понимаете, какие обязанности должны выполнять, то непредвиденные просьбы и дела со стороны коллег или даже начальства стоит обговорить и при возможности отказаться. А все потому, что ваша основная работа будет не исполнена и план, который вы себе составили, провалится.

Правило №8 – творческую работу делайте в тишине

Если вам предстоит выполнить максимально ответственное креативное задание, которое требует проявления вашей фантазии, то отвлекающие факторы стоит полностью исключить. Отключите телефон и попросите, чтобы вас не отвлекали. Так, задача выполнится быстрее и намного качественнее.

Правило №9 – отказывайтесь от ненужных встреч

Если рабочие вопросы можно решить по электронной почте или по телефону, то лучше отказываться от лишних встреч, так как они могут нарушить план. Зачастую, необходимый вопрос решается за пять минут, но при личной беседе перерастает в продолжительный разговор уже личного характера, который сбивает с толку.

Правило №10 – убирайте рабочее пространство

Когда рабочий стол в порядке, то и в голове порядок! Обязательно наводите чистоту на своем рабочем столе. Лучше всего делать это в конце дня. Выбросите ненужные бумаги и расставьте папки по местам.

Помните, что при желании можно продуктивно работать и в офисе. Тем более, что на сегодняшний день офисные работники могут действительно выполнять ряд самых разных задач. Даже починить принтер! Будьте эффективны и увидите, насколько эти 10 правил тайм-менеджмента изменят ваш рабочий день!

Книга недели«Правило четырёх секунд»: Как научиться работать быстро и эффективно

Консультант Питер Брегман написал книгу о том, как принимать правильные решения в условиях критической нехватки времени

Когда мы перегружены и выбиты из колеи раздувающимся списком дел, на автомате начинаем трудиться ещё дольше и втискивать в уже существующие рабочие часы ещё больше дел. Мы практикуем мультизадачность, мчимся с одной встречи на другую, тайком проверяем электронную почту под столом в комнате для совещаний, начинаем трудиться рано утром, а заканчиваем только к ночи. Наша цель — уменьшить стресс и загруженность. Но действия при этом имеют прямо противоположный эффект: мы испытываем ещё больший стресс и загружены по уши.

Или мы говорим то, что, по нашему мнению, произведёт впечатление на других, но в действительности лишь вызывает отторжение. Стараемся приободрить друга, но почему-то ещё больше его расстраиваем. Произносим вдохновляющую речь перед своей командой, но каким-то образом лишь гасим
энтузиазм. Всякий раз при этом мы потрясены. «Что произошло?» — недоумеваем мы. В результате долгими днями пытаемся починить то, что сломали своей автоматической реакцией. Мы тратим бесчисленные часы и массу энергии, размышляя над словами, которые произнесли; обсуждая с другими своё
поведение; составляя план дальнейших действий, — а иногда добираемся до туалета окольными путями, лишь бы не столкнуться с тем, кого нехотя обидели в приёмной.

Нажать на паузу

Живя и работая динамично, зациклившись на продуктивности, мы теряем свой сад — буквально и фигурально. И нам необходимо вернуть его себе. Недавно я обедал с Раджипом, техническим директором крупного инвестиционного банка. Когда после проведённого вместе часа мы вернулись в его офис, он получил
138 электронных писем. Мы разговаривали, а звук новых сообщений раздавался снова и снова. «Как я могу всё успевать?» — спросил он меня. Он не мог.
В ведомстве Раджипа почти 10 тысяч сотрудников. «У меня нет времени, чтобы подумать», — пожаловался он.

У меня нет времени, чтобы подумать. Пожалуй, шесть самых страшных слов, произнесённых руководителем. Нас они больше не пугают, потому что знакомы многим. Нам не нужно 10 тысяч подчинённых, чтобы чувствовать недостаток времени для размышлений. Так чувствует себя практически каждый из нас.
И дело не в том, что мы непродуктивны. Мы невероятно продуктивны. Мы осуществляем поставки. Принимаем решения. Формируем и распределяем бюджеты. Управляем своими командами. Составляем заявки. В некотором смысле именно в продуктивности и содержится проблема. В условиях маниакальной продуктивности мы упускаем самое важное: умение
извлекать уроки. В заполненных делами буднях мы редко глубоко анализируем свой опыт, внимательно прислушиваемся к чужому мнению, оцениваем, как результаты наших решений повлияют на будущее. На всё это нужно время. Нам требуется замедлить бег. Но кто из нас может себе это позволить? Поэтому мы мало размышляем и ограничиваем свой личностный рост.

Моё решение проблемы Раджипа? Вспомнить, где ему лучше всего думается, и сделать привычкой бывать в этом месте каждый день. Сам я начал ежедневно практиковать разные вариации «прогулок по саду». Одна из них — физические упражнения на свежем воздухе. Если я уезжаю на велосипеде, отправляюсь на пробежку или выхожу на прогулку, то почти неизбежно что-то придумываю и по возвращении смотрю на вещи иначе. Это мой самый любимый и самый надёжный сад, в котором растут творческие идеи. Другой способ — писательство. Когда я пишу, идеи развиваются, и эти сеансы ненавязчиво расширяют моё мировоззрение. Нет никакой необходимости показывать кому-то, что вы пишете, — здесь прекрасно срабатывает принцип личного дневника. И вам не нужно посвящать этому занятию больше нескольких минут.

Читайте так же:  Зеленый вопрос уникальное творчество из старых сd-дисков

Медитировать

Медитация даёт множество преимуществ: она обновляет, помогает осмыслить то, что с нами происходит, делает нас мудрее и спокойнее, помогает не сойти с ума в мире, который пичкает нас информацией и связями, и не только. Если вам
недостаёт экономического обоснования, чтобы посвящать время медитации, как насчёт этого: медитация делает вас продуктивнее. Каким образом? Усиливая вашу способность противостоять отвлекающим импульсам. Исследования показывают, что умение противостоять импульсам улучшает отношения, укрепляет благонадёжность и повышает производительность.

Как нужно медитировать? Если вы только начинаете — чем проще, тем лучше. Сядьте — на стул или на пол на подушку — и выпрямите спину настолько, чтобы вам легко дышалось, поставьте таймер на то время, которое вы хотите посвятить медитации. Запустив таймер, закройте глаза, расслабьтесь и не двигайтесь — просто дышите — до тех пор, пока не прозвучит сигнал. Сосредоточьтесь на вдохе и выдохе. Каждый раз, когда появится мысль или какой-то импульс, уделите им немного внимания и снова сосредоточивайтесь на дыхании. Вот и всё. Просто, но трудновыполнимо. Попробуйте — уже сегодня — в течение пяти минут. И повторите завтра.

Делать, а не планировать

Несколько дней назад я получил электронное письмо от своего друга Байрона: «Питер, последние пять лет я не слишком-то прилежно занимался спортом, а теперь хочу снова ходить в тренажёрный зал. Я понял, что среди трёх составляющих — ум, тело и дух — тело остаётся моим слабым звеном. Нужно это исправить. Но мне ОЧЕНЬ трудно замотивировать себя. Есть идеи?» Нет, проблема Байрона не в мотивации. А в том, чтобы начать действовать. Любая попытка самомотивации только усилит стресс и чувство вины, увеличивая пропасть между мотивацией и действием — между сильным желанием заняться спортом и первым шагом к исполнению этого желания.

Пожалуй, каждому знакома ситуация, когда ум саботирует намерения. Мы решаем пойти в тренажёрный зал после работы, но, когда подходит время, думаем: «Уже поздно. Я устал. Пожалуй, пропущу сегодня». Мы решаем помедитировать, но смотрим на часы и приходим к выводу, что «на это нет времени». Секрет прост: если вы хотите что-то сделать, перестаньте думать. Прекратите внутренний диалог ещё до того, как он начнётся. Не дайте себе попасться на крючок. Перестаньте спорить с собой. Примите конкретное решение, касающееся важного дела, и не подвергайте его сомнениям.

Концентрироваться

Цель определяет отдачу, которую вы хотите получить. Зона концентрации определяет действия, которым стоит уделять время. Цель — это результат. Зона концентрации — это путь. Цель указывает в будущее, которого вы намерены достичь. Зона концентрации связывает вас с настоящим. В сфере продаж в качестве цели формулируется, например, желаемый доход или определённое число новых клиентов. В производстве — объём сокращения затрат. Тем временем зона концентрации в продажах может включать активное общение с потенциальными клиентами, а в производстве — области, которые стоит исследовать для сокращения затрат.
Конечно, два этих подхода не исключают друг друга. Можно иметь и цель, и зону концентрации. Более того, кто-то возьмётся даже настаивать на том, что необходимо и то и другое, так как цель обозначает, куда идёшь, а зона концентрации — как планируешь туда добраться.

Не сваливать вину на других

Мы начинаем винить других ещё в детстве, как правило, чтобы избежать родительского гнева и наказания, но также для того, чтобы сохранить чувство собственного достоинства и обезопасить своё «я». Позже такое поведение становится привычкой и переходит во взрослую жизнь. Я — и вы, уверен, тоже — постоянно встречаю людей, которые показывают пальцем на других.
В компаниях это иногда происходит на уровне подразделений: если отдел продаж не справляется, он винит продукт, а создатели продукта винят неэффективную группу продаж или кивают на недостатки производства. Винить целое подразделение или продукт безопаснее, чем отдельного человека: не нужно переходить на личности, и такая позиция кажется менее оборонительной. Однако подобное поведение непродуктивно, так как причастность обвиняющего видна невооружённым глазом.

Если вы не виноваты в случившемся, значит, вам не нужно что-то менять. Однако если что-то происходит по вашей вине, а вы этого не признаёте, то в будущем наверняка допустите ту же ошибку, которая произведёт на свет новые обвинения. Это замкнутый круг, хождение по которому никогда никого не приводило ни к чему хорошему.

Говорить спасибо

Джон, CEO небольшой торговой компании, отправил Тиму, сотруднику, занимавшему должность на несколько ступеней ниже, электронное письмо, чтобы похвалить за его выступление на прошедшей деловой встрече. Тим на письмо не ответил. Примерно через неделю он оказался в кабинете Джона в качестве кандидатуры на вакансию — это была возможность роста до уровня руководителя. Джон спросил, получил ли Тим его письмо, и тот сказал, что получил. Почему он не ответил? Тим сказал, что не посчитал это необходимым. Но он ошибался. Джон заслуживал получить в ответ по меньшей мере «спасибо». Тиму не дали повышения. Отклонили ли его кандидатуру исключительно потому, что он не поблагодарил Джона за положительную обратную связь? Нет. Стало ли его пренебрежение благодарностью одной из причин, по которой Джон решил поискать лучшего кандидата? Несомненно.

Вы можете возразить, что все мы слишком заняты на работе и в жизни, чтобы тратить время на обмен любезностями. Если Джон так сентиментален, он вообще не может быть CEO. Он отстал от электронной эпохи, в которой письмо без ответа — норма. Если Тим хорошо делает свою работу, этого вполне достаточно. Людям платят за то, что они справляются со своими функциями, — они не обязаны раздавать «спасибо». Благодарить своего CEO за приятное письмо — не иначе как подхалимство. Я готов поспорить со всеми этими утверждениями. Чтобы ответить «спасибо», не требуется много времени, зато это выражение неравнодушия. Джон — блестящий CEO, которого любят подчинённые, аппарат управления и акционеры компании. Он обеспечивает своим сотрудникам условия для быстрого карьерного роста и выдающихся результатов в работе. Оставлять без ответа чьё-то обращение — SMS, электронное письмо или телефонный звонок — не общепринятая норма, это брешь в диалоге, на которую многие часто жалуются. Тим, возможно, хорош в определённых сферах своей работы, но нельзя сказать, что он «хорошо делает свою работу», если не отдаёт должное окружающим его людям. И наконец, «спасибо» — не подхалимство, а проявление вежливости.

Читайте так же:  Необычные блюда с клубникой

Книга предоставлена издательством «Манн, Иванов и Фербер»

Как работать быстро и эффективно? Повышаем производительность на работе

От чего зависит наша работоспособность и как ее повысить? От настроения, погоды, нашей мотивации, требований руководства? На самом деле производительность на работе и наша способность работать быстро и эффективно зависит от настроя и нашей способности самостоятельно себя контролировать.

Наверняка большинство из вас составляют план работы на следующий день, однако далеко не у всех получается этот план выполнить. Бывают дни, когда нам удается сделать все, что запланировано. И мы признаем, что это отличные дни.

Как повысить свою производительность на работе?

Но в большинстве наших рабочих дней нам удается выполнить лишь половину задуманного. Постепенно дела накапливаются и у нас появляется беспокойство по поводу их решения, а значит, настроение ухудшается, а производительность на работе снижается. Поэтому не получается показать хорошие результаты.

Если ваша трудовая деятельность связана с результатами вашего труда, а не с потраченным временем, наши рекомендации как быстро работать и как повысить свою производительность труда помогут вам выполнять как минимум на 30% больше задач на работе, а значит и увеличить свой заработок как минимум на 10%. Как вам такие показатели?

Мы предложим вам несколько советов, которые помогут вам понять, как повысить свою производительность на работе и как работать быстро и эффективно.

Как работать быстро и эффективно и повысить производительность согласно биоритмам рассказывается в следующем видео:


Если у вас есть свои мысли по этому поводу, будем рады, если вы оставите комментарий к статье.

Совет 1: Как заставить работать людей

  • Как заставить работать людей
  • Как захотеть работать
  • Как заставить себя сосредоточиться на работе

Материальная мотивация труда с давних пор одна из главных. Она подразумевает как поощрение за высокие производственные показатели, так и наказание (снижение размера премиального вознаграждения, наложение штрафа за нарушение дисциплины и пр.). Воспитание «рублем» весьма эффективно для многих организаций, особенно для тех, где строгое соблюдение технологии и дисциплины труда гарантирует получение положительного результата. На таких предприятиях грамотно составленное Положение о премировании работников – залог успеха.
К материальной мотивации также относятся:

• наличие в организации соцпакета;

• дополнительные виды поощрений (например, «за здоровый образ жизни», прочие);

• оплата съемного жилья или предоставление бесплатного специализированного жилья отдельным категориям работников.

Однако использование в качестве мотивации только материальных благ явно недостаточно. Что, к примеру, мешает работнику строго соблюдать дисциплину, выполнять обязанности согласно должностной инструкции, при этом оставаться абсолютно равнодушным к конечному результату труда, безынициативным?
В грамотную схему мотивации труда обязательно должны быть включены:
• правильная расстановка кадров (учитывая характер, индивидуальные способности специалистов);

• направление на курсы повышения квалификации перспективных работников (с последующим продвижением по должностной лестнице);

• обучение молодых работников (в том случае, если имеется реальная потребность в такого рода специалистах);

• разработка и обучение действенного резерва кадров.
Подойдите к решению этих вопросов неформально. Не нужно отправлять на учебу работника, который и со своими-то обязанностями справляется кое-как. Часто это делается только для того, чтобы потратить деньги, выделенные руководством на эти цели (выполнить план). Точно так же не надо включать в резерв тех работников, которые подходят по формальным признакам (образование, возраст, должность и пр.), а фактически выполнять работу руководителя не могут по своим деловым качествам. Ведь на обучение резерва, как правило, тратятся солидные средства.

  • Как заставить человека работать
  • как заставлять работать

Совет 2 : Как убедить работодателя

Совет 3 : Как добиться того, чтобы работник хорошо работал

Совет 4 : Как стать эффективным работником

Совет 5 : Как заставить человека работать

Содержание статьи

Обычно заставлять трудиться приходится сотрудников или родственников, которые никак не стремятся реализовываться в жизни. Важно не просто убеждать, угрожать или требовать, необходимо подойти к решению систематически, чтобы вырастить желание что-то делать.

Начните с того, что благодарите человека за любой выполненный труд. Не говорите, что сделано мало или плохо, необходимо заметить сдвиг, начать его развивать. За каждое выполненное действие дарите улыбку, поощрение, позитивную оценку. Всем приятно, когда о нем хорошо отзываются, поэтому этот принцип сработает и в коллективе и в семье. Конечно, необходима мера, за 10 минутные занятия не стоит в течении получаса говорить о заслугах, но нужно это обязательно отметить.

Подбирайте правильные задания

У личности всегда есть предпочтения в труде, что-то интересно, а что-то может вызывать даже отвращение, поэтому старайтесь правильно подбирать занятие. Если вы сумеете заметить, что интересно конкретным людям, вы сможете повысить их результаты. Делать приятное можно и быстрее и легче. На первых этапах просто предлагайте два разных труда, и пусть человек сам определит, что ему проще и удобнее выполнить.

Четкие цели и задачи

Заставляя работать, просите сделать что-то конкретное. Важно дать четкое руководство к действию, прописать этапы, сроки и качество. Обычно человеку легче выполнять все по алгоритму, чем придумывать последовательность самостоятельно. Да и критерии оценки выполненного должны быть понятны, чтобы не возникало падения интереса к труду.

Поощрение за работу

Человек почти все в своей жизни делает ради чего-то. На работе люди выполняют свои обязанности ради зарплаты, в коллективе ради значимости, в семье ради гармонии и спокойствия. Поймите, что может стимулировать конкретного человека, проанализируйте, ради чего он захочет работать, и по завершению им труда дайте ему то, что он желает. Опять же стоит учитывать пропорциональность выполненного и получаемое вознаграждение, но дополнительная премия, поощрения в виде приятного бонуса могут стимулировать человека, заставить его быть более подвижным и результативным.

Важность и значимость

Видео (кликните для воспроизведения).

Карьерная лестница, позвала на совещаниях и признание в коллективе — это важная цель. Многие люди мечтают, чтобы их заметили, выделили или дали в руки какую-то власть. Это мотивирует иногда больше, чем материальные вознаграждения. Начните выделять тех, кто трудится лучше других, даже просто на словах выражайте им благодарность, делайте дополнительные знаки внимания. При таких действиях вы быстро заметите, как другие люди захотят тоже войти в число избранных, а значит достижения станут выше.

5 советов, как быстрее выполнять работу в офисе
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here