Как эффективно организовать рабочее пространство

Важное на тему: как эффективно организовать рабочее пространство с полным описанием и комментариями специалистов.

Как организовать рабочее пространство

Кого из нас не вдохновляют красиво обставленные рабочие кабинеты, где всё буквально создано для того, чтобы продуктивно работать? Но, к сожалению, не у каждого есть возможность обзавестись такого рода рабочим местом. Правда, есть и хорошая новость – грамотно организовать рабочее пространство можно и на кухне однокомнатной квартиры при удалённой работе, и в офисе, где проходит треть вашего дня. Просто нужно следовать некоторым рекомендациям и немного перестроиться. Как это сделать? Ответ в этой статье.

Стимулирующая среда

Создание стимулирующей среды – первая и одна из самых важных задач, уверен Дэн Кеннеди, автор книги «Жесткий тайм-менеджмент». Организация рабочего пространства должна выполнять свою прямую функцию и стимулировать вашу продуктивность. Позаботьтесь о том, чтобы вокруг было всё необходимое для вашей работы – стопка бумаги, канцелярские принадлежности и т.д. Если всем этим вы пользуетесь достаточно часто, нет смысла хранить нужные вещи где-то вдалеке от рабочего места и каждый раз, сбиваясь с мысли, вставать со стула и идти за карандашом и стикером, которые лежат на книжной полке в другом конце комнаты. Но не только удобство, о котором ещё будет сказано, является показателем стимулирующей среды. Вы также можете, используя нехитрые приёмы, настраивать себя на нужный лад и мотивировать. В психологии такие приёмы называются «триггерами». По сути же, в интересующей нас плоскости, это материальные предметы, которые определённым образом влияют на наше восприятие. Например, часы напоминают о времени, сроках, дедлайнах. Поэтому психологи рекомендуют всегда держать их на видном месте – это поспособствует концентрации. На самом деле вашими триггерами может быть что угодно – мотивирующая заставка на рабочем столе или картина на стене, небольшая игрушка или амулет. Важно, чтобы они напоминали о задачах, планах и стремлениях.

Решающим критерием организации рабочего пространства является удобство. Другими словами, вам должно быть комфортно и уютно работать. И если, следуя советам из книг по фэншуй, или вдохновившись примерами рабочих мест других людей, вы начинаете менять привычную обстановку – главное не сделать хуже. Приобретённый годами опыт – лучший учитель, и слушаться в первую очередь стоит его. Навести порядок на столе, грамотно расположить необходимые материалы – одно дело, организовать же всё с нуля – совсем другое. Если вам удобно работать полулёжа на диване, из инструментов нужен только ноутбук и розетка, и при этом вы достигаете своих целей – не слушайте никаких экспертов по продуктивности и оптимизаторов, уверяющих, что рабочее место это определённым образом обставленный кабинет. Или, как минимум, большой письменный стол и сопутствующая мебель. Работа и так многими мыслится как нечто ограничивающее, поэтому создавать себе дополнительные жёсткие условия и рамки – затея не из лучших.

От идеальной чистоты до авгиевых конюшен

Здесь также следует учесть, что далеко не всегда есть возможность организовать пространство конкретно под себя, а, наоборот, приходится подстраиваться под существующие реалии. И когда в этом деле есть некая свобода, а она есть и при офисной работе, и, тем более, при фрилансе, вы можете оказаться во власти крайних мер. Например, со школы нам твердят о порядке и чистом рабочем столе. Это хорошее требование. Только с существенной оговоркой – «чистота» и «порядок» у каждого свой. О содержании этих понятий мы поговорим дальше. Но уже сейчас отметим, что успешность вашей работы не зависит от того, стоит ли чашка с остывшим кофе у монитора и разбросаны ли вокруг скрепки, или же нет. Мы помним, что главное – удобство. Но следить за чистотой всё же стоит. И когда поиск флешки или нужного документа на столе превращается во многоуровневый квест, знайте, пришла пора убраться.

Индивидуальность

Существует некий стереотип, образец того, как должен выглядеть идеальный рабочий стол. Слева – настольная лампа, справа – канцелярские принадлежности. Утверждать, что это плохие советы мы не берёмся. Но они могут не подходить конкретно вам. Очевидно, что рабочее место архитектора отличается от рабочего места писателя. Более того, нет двух абсолютно одинаковых рабочих мест. И организовывать своё пространство следует из учёта специфики вашей работы и личных предпочтений. Поэтому не стоит только из-за любви к чистоте каждый вечер убирать всё «лишнее» со стола, а с утра доставать снова. Это сэкономит вам уйму времени.

GTD Дэвида Аллена

В одной из более ранних статей, которая была посвящена обзору и краткому анализу методики GTD, уже давались советы по организации рабочего пространства. В данном отношении наработки Аллена являются одними из лучших, и спустя год, мы продолжаем придерживаться схожего мнения. Ведь главное преимущество системы GTD и предложенных её автором техник и требований к процессу организации рабочего места и рабочего процесса в целом, в отличие от многих других авторов, заключается в том, что она построена «снизу вверх». Об этом в своё время заявил Ф. Мэллой, заметивший, что советы Дэвида Аллена намного практичнее, чем высокопарные размышления Кови. Они были как раз тем, что нужно обычному человеку и включали в себя необходимые рекомендации по повышению продуктивности, вплоть до объяснения того, где должно стоять мусорное ведро. Так что если вы ищете чёткое пошаговое руководство с детальным описанием каждого действия по созданию эффективного рабочего места – труды Аллена вам однозначно пригодятся.

Ничего лишнего

Оговоримся, что речь здесь не о чистоте, а именно об отсутствии ненужных вещей на вашем рабочем месте. Сломанная компьютерная мышка, исписанный полгода назад блокнот, обложка для книги – все эти вещи могут быть вам дороги, как память, но как инструменты абсолютно не оправдывают своего наличия. По отношению к таким предметам следует применять простое правило: «сомневаетесь – выбрасывайте». Ну или, по крайней мере, уберите оттуда, где работаете.

К фэншуй можно относиться по-разному: разделять философию или скептически её отбрасывать. Но многие крупные компании последнее время охотно тратят деньги на специалистов, которые с помощью этого восточного учения добиваются гармонизации отношений между человеком и окружающими его предметами. Нанимать таких людей для себя не каждый может, да это и не имеет смысла, но если у вас выдастся свободная минута – прочтите пару статей и заметок о фэншуй. Это не займёт много времени и может поспособствовать нахождению новых идей и решений, которые могут быть полезны и интересны.

Читайте так же:  Вкусовое открытие салат из арбуза и феты

Отзывы и комментарии

Поделитесь своими правилами и приёмами правильной организации рабочего места. В этом деле любой опыт ценный и может кому-то пригодиться.

Сервисы для соискателей

Продвижение резюме

Доверьте составление резюме профессионалам!

Узнайте какой вы специалист и добейтесь большего

Автоматическое поднятие резюме в результатах поиска

Отправьте свое резюме в ведущие кадровые агентства

Отправьте свое резюме в компанию мечты

Образование и консультации

Как организовать идеальное рабочее пространство

Избавьтесь от раздражителей

Очень часто как на работе, так и в быту нас раздражают мелочи, которые можно исправить за несколько минут. Например, отрегулировать высоту стула, вкрутить лампочку поярче, попросить коллегу слушать музыку в наушниках, вызвать сисадмина, чтобы настроил вам нужную программу. В течение недели или месяца записывайте, что вызвало ваше раздражение во время работы. Очень вероятно, что в этом списке регулярно будут встречаться записи типа «вентиляция дует» или «лампочка мигает». Просто исправьте это.

Но есть раздражители, от которых так просто не избавиться.

Шумные коллеги

Это проклятие любого опенспейса. Кто-то обязательно решит поделиться своими впечатлениями о вчерашнем футбольном матче или обсудить новые айфоны как раз тогда, когда вы пытаетесь сконцентрироваться над отчетом по аналитике.

Для начала попросите окружающих вести себя тише. Люди обычно реагируют на такие просьбы, и на какой-то срок это поможет. Другой способ не слышать разговоры — наушники с шумоподавлением. Ну и третий способ (самый радикальный) — поменять рабочее место в офисе или обсудить с руководителем возможность работать удаленно .

Звонки чужих телефонов

Чужие рингтоны — еще один из главных раздражителей в офисном пространстве. Переведите свой телефон в беззвучный режим и предложите коллегам сделать то же самое, а телефонные переговоры или звонки по скайпу проводить в отдельном помещении. Конечно, будет проще реализовать это, если вы работаете в маленькой команде. В большом отделе для начала предложите сделать это коллегам, которые сидят рядом с вами.

Неудачное рабочее место

Сидеть спиной к двери или к проходу некомфортно, потому что каждый проходящий за спиной может заглянуть вам в экран. Сидеть прямо напротив двери тоже не очень приятно — так каждый, кто заходит в помещение, автоматически воспринимает вас как справочное бюро. Лучше всего сидеть боком к двери или проходу. Если повернуть стол не получается, разграничить пространство можно с помощью тумб или растений в больших горшках.

Организуйте рабочее пространство

Идеальное рабочее место — то, где ничего не отвлекает от работы. Все, что есть у вас на рабочем столе и рядом, должно способствовать концентрации и помогать работать лучше.

Рабочий стол

Если ваш рабочий стол захламлен, начните с чистого листа — просто уберите с него все, кроме критически важных для работы предметов: компьютера, клавиатуры, мыши, телефона. Протрите столешницу. Разберите все, что лежало на столе: все ненужные документы отправьте в мусорную корзину, нужные — отсканируйте, а оригиналы отправьте в соответствующие папки (и тоже уберите со стола).

Главное правило порядка на рабочем столе: не держать на нем то, что никак не помогает работе и засоряет пространство. Возьмите за правило раз в месяц проводить ревизию и выбрасывать со стола все ненужное.

Канцелярия, провода и другие мелочи

Проверьте на работоспособность всю канцелярию, оставшееся сложите в ящик или в специальный стакан для ручек и карандашей. Не держите ничего про запас. Понадобится новое — возьмете у секретарей.

Чем меньше украшений на вашем рабочем столе, тем лучше — ничего не будет отвлекать. Если на поверхности вашего стола много мелочей — они будут создавать беспорядок.

Планирование и стикеры

Если вам часто приходится запоминать и записывать разные вещи, установите рядом с рабочим местом доску для планирования. Удобно разделить ее на несколько граф — «Задачи», «Приоритет», «В работе», «Готово» — и перемещать в этих графах стикеры с задачами. Так все ваши дела всегда будут перед глазами.

Если вы используете цветные стикеры в качестве напоминаний, не увлекайтесь ими. Иначе переусердствуете и рабочее место будет напоминать наряженную елку.

Свет, стул и корзина для мусора

Свет — это очень важно. Лампа должна находиться слева, если вы правша. Если света недостаточно, глаза устают, а продуктивность снижается. Точно так же на продуктивность могут влиять неправильные настройки монитора. Отрегулируйте на нем яркость, а заодно высоту и наклон. Вроде мелочь, но может оказаться, что нагрузка на глаза станет меньше, и работать будет проще.

Обязательно держите возле рабочего стола корзину для мусора. Отправляйте туда ненужные бумаги, фантики, использованные канцтовары и прочий мусор сразу же, не накапливая их на столе.

Система хранения

Если вы часто работаете с документами, надо придумать, как их хранить. Если бумаг не очень много, хватит одного лотка для сортировки или нескольких папок. Если документооборот большой — заводите папки для каждого вида документов, подписывайте их и сортируйте так, как вам угодно: можно по дате, а можно по теме, например по одному контрагенту. Главное, чтобы вы всегда знали, как найти те или иные счета.

Все документы, которыми редко пользуетесь, уберите подальше: в ящик стола или в архив. Те, которые требуются регулярно, держите под рукой.

Важные документы сканируйте и сохраняйте на компьютере. Если нет сканера — просто фотографируйте их на смартфон и сохраняйте, например в приложении Evernote, на «Яндекс.Диске» или в Google Drive. Так у вас будет доступ к ним с любого устройства.

Придумайте систему хранения файлов на компьютере. Их количество обычно стремится к бесконечности. Мы советуем искать все файлы через банальный поиск, встроенный в операционную систему. Для этого требуется одно: при сохранении файла вносить в его название ключевые слова.

Плохо: Screen_Shot_2016.10.26_at_19:10.png
Хорошо: Скриншот_ошибка_счет_Свиридова.png

Начать называть все файлы с ключевыми словами может быть непросто. Но, если завести такую привычку, через какое-то время не понадобится открывать 20 папок подряд в поисках нужного документа.

Отдельные советы

Как мы писали в начале статьи, музыка одним помогает сконцентрироваться, а другим категорически мешает. Если вы в первой категории — помните о тех, кто во второй. Если в помещении, где вы работаете, есть кто-то еще — слушайте музыку только в наушниках. Это одно из главных правил офисного этикета.

Читайте так же:  Что нужно сделать, когда до нового года осталось 2 дня план действий

Музыка помогает, когда надо выполнять однообразные задачи: оформить большой пакет документов, завести одинаковые счета. Если вы регулярно работаете с подобными задачами, попробуйте делать это под музыку — возможно, это повысит продуктивность.

Заведите на своем рабочем месте блокнот для записей. Полезно всегда иметь перед собой список дел, которыми вы сегодня занимаетесь. Сюда же можно записывать входящую информацию перед тем, как ее рассортировать, чтобы ничего не забыть.

Как организовать рабочее пространство в квартире?

Как яркие обои подталкивают к великим рабочим свершениям, почему для офиса не нужна офисная мебель, что поможет детям подходить к домашним заданиям более серьезно? Советы тем, кто до полудня ходит в пижаме, не думает о пробках и работает из дома.

В работе из дома определенно есть масса преимуществ: можно дольше спать, делать бутерброды между важными задачами и не тратить свои нервы в бесконечных пробках по дороге в офис. Но все те, кто работает в свободном режиме, в один голос скажут, что в этом есть и определенные минусы, потому как организовать эффективный рабочий процесс в опасной близости от дивана и телевизора зачастую оказывается очень и очень непросто. Мы предлагаем несколько простых способов организовать рабочее пространство дома так, чтобы вы всегда чувствовали себя в нем боссом, даже если «кабинет» ваш занимает крошечный уголочек в спальне или гостиной.

Под рукой у вас должно быть все самое нужное. Правильно организованное пространство поможет работать эффективнее, не тратить лишнее время на поиски блокнота, скрепок и степлера и вообще не нервничать по пустякам. Не пожалейте денег и инвестируйте один раз в удобные и подходящие именно вам шкафчики, ящики, полки и прочие места для хранения. Тогда документы будут рассортированы, ручки и карандаши всегда под рукой, а книги на своих местах. Кстати, яркие обои насыщенных цветов в кабинете или просто в рабочей зоне помогут настроиться на активную работу, как бы подталкивая к великим свершениям, а не унылому скроллингу ленты соцсети. Неплохо также было бы выделить рабочую зону светом, повесив над столом бра или светильник.

Выделение зоны, даже самой маленькой

По идее вы должны погружаться в рабочую атмосферу сразу, как только садитесь за свой стол. Как этого добиться? Очень просто: нужно создать зону, которая будет четко отделена от всех остальных. И неважно, большая она будет или крошечная. Выберите место в доме, которое сейчас используется неэффективно (малюсенький угол между шкафом и стеной, куда уместится небольшой столик, пространство под книжными полками, любой свободный «зазор», которому вы не могли найти применение в интерьере) и превратите его в идеальную рабочую зону, в которой вам будет комфортно. И самое время распрощаться со стереотипом, что для кабинета подходит лишь офисная мебель. Если вам удобно хранить документы в комоде, а вместо строгого стула сидеть в мягком плюшевом кресле, значит выбирайте именно такую мебель.

Максимум пользы и минимум потерь

Для большинства россиян эта рекомендация из разряда «Как правильно увольнять прислугу», но если у вас вдруг завалялась свободная комната в квартире, а работа не предполагает постоянного сидения в офисе, обустройте семейный кабинет, где свои «рабочие» дела сможете решать не только вы, но и дети. Специалисты портала The Snug считают, что если поставить в комнате два стола, один может быть исключительно вашим, а второй детским, где чада после школы будут делать домашние задания, настроившись на серьезный «рабочий» лад. Кроме того, постарайтесь эффективно использовать пространство вокруг: повесьте на стену пробковую доску, куда удобно крепить записки, графики, списки и чертежи, а для придания комнате атмосферности украсьте ее подходящими картинами.

Природа как источник вдохновения

Зеленые растения доступное и простое дополнение любого пространства, в том числе и рабочего. Они обеспечат не только чистый воздух и приятные для глаз природные цвета, но и общее ощущение комфорта, столь необходимое для успешной работы.

Как организовать рабочее пространство и время в офисе

Вся работа в офисе начинается с собственного рабочего пространства, но зачастую люди не уделяют должного внимания этому моменту. Рабочее пространство — это не только мебель и компьютер, но и планирование, документооборот, дополнительные инструменты. В этой статье — простые советы о том, как правильно организовать своё рабочее место.

Всё начинается с рабочего места.

Работа начинается с рабочего места и его организации. Есть, конечно, исключения в виде творческих и уникальных личностей, для которых этот вопрос не так уж важен. Но даже у них есть своя система творческого беспорядка, пусть они этого и не признают. Большинство же людей работает за обычными столами в обычных офисных помещениях, для них и предназначаются следующие советы.

Рабочий стол

Правильная рабочая обстановка настраивает сознание на нужный ритм. Вы же не содержите свой дом в беспорядке и точно знаете, где и что находится. Так же и на рабочем месте: всё должно быть на своих местах, и ничего лишнего, что могло бы отвлекать от главных задач.

С чего всё начинается, когда только приходишь на работу? С рабочего стола. А там обычно кипы бумаг, разбросанные канцтовары, кружки, какая-то бесполезная сувенирка и пыль на компьютере. И какое будет внутреннее состояние за таким рабочим местом? Несобранное. Вы так, конечно, не будете считать, но подсознание уже всё решило. Какая вокруг реальность, такой и вы. А сознание эту мысль подхватило, и ваш настрой уже никакой.

Luke Chapman/Flickr.com

Постоянно содержите свой рабочий стол в порядке. Начните день с протирания пыли, настройте освещение, запишите полезную информацию на стикеры, помойте свою чашку для кофе, заполните свой календарь — настройте себя на рабочий лад. Эти простые действия дадут энергию для последующей работы.

Идеальное рабочее место — это инструмент для работы, комфортное освещение, необходимые канцтовары и простая мебель для работника.

Как работать: стоя или сидя? Решать вам. Я считаю, что сидя лучше, но обязательно нужно делать перерывы: пройтись, сделать небольшую разминку, подышать свежим воздухом, подняться на 2–3 этажа вверх по лестнице. Мой режим работы: 45 минут — задача без прерываний, 15-минутный перерыв, далее 1 час непрерывной работы и 15 минут отдыха. Так выстроен рабочий день.

Читайте так же:  10 продуктов для здоровой кожи

Не забывайте о собственном шкафчике или архиве, так как у каждого сотрудника всегда скапливается своя личная картотека или бумажный архив. Также в шкафчике можно хранить личные вещи, которые не хотелось бы выставлять напоказ. Каждая полка и шкафчик должны выполнять свою функцию и не пересекаться с другими элементами. Так будет удобнее работать с документами и различными принадлежностями.

Электронный документооборот

Делайте резервные копии своих наработок, документов, проектов, служебной информации, хранящейся на рабочем компьютере, и отправляйте их на сервер компании или в облачное хранилище.

Сколько сил и нервов люди тратят из-за потерянной информации! Компьютер сломался, завис, кто-то случайно удалил важные данные. Не повторяйте их ошибку и делайте бэкапы. Не допускайте, чтобы обстоятельства контролировали вас и вашу работу.

Не устанавливайте лишних приложений, большинство необходимых операции выполняются в стандартных пакетах программ. Если вы в совершенстве владеете определённым инструментом для работы, попросите руководство или IT-отдел о его установке, аргументируя своей эффективной работой в нём.

Ещё один простой совет: старайтесь в своём электронном пространстве придерживаться чего-то одного. Если вы любите сервисы «Яндекса», выбирайте их, если сервисы Google — работайте с ними. Вы будете знать все слабые и сильные стороны инструментов, а также сможете быстро настроить свою систему на новом месте. Не всегда гонка за свежими программами оправданна.

На рабочей станции создайте свою личную простую электронную иерархию. Вы должны в кратчайшее время находить любой свой старый документ. Особенно это важно, когда от вас требуют срочно что-то решить, а вы забыли, где эта информация хранится.

Все самые важные документы сканируйте. Немало рабочих конфликтов между подразделениями возникало из-за какой-нибудь потерявшейся важной бумаги.

Планирование

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Вы замечали, что работа иногда превращается в кашу: куча задач, разговоров, встреч, проверка бумаг. И вы в этом крутитесь без конца. Вроде работаете, но работой это назвать сложно. За этим всем не видно общей картины происходящего, и это одна из проблем современной производительности: действия есть, результаты тоже есть, но они не очень заметны в рутине.

Чтобы такого не было, необходимо составлять план задач и мероприятий на день, неделю и даже на месяц.

tec_estromberg/Flickr.com

Большинство пользуется блокнотами или ежедневниками. Да, это хорошо, но бумага — «оперативная память», в ней хранится вся текучка, а основная информация теряется в обилии страниц. Блокнот или ежедневник — это уже архаичный способ планирования. В ежедневнике вы не видите всей картины событий, не сообразите, когда лучше делать одно, а когда другое, а также сможете пропустить какое-нибудь важное событие. Нет возможности вытащить необходимые данные и провести всесторонний анализ. Представьте, сколько надо страничек перелистать, чтобы сопоставить необходимую информацию.

Сейчас существует много приложений и онлайн-сервисов для организации своего рабочего времени. Поверьте, этим надо заниматься, если вы хотите продуктивно работать независимо от ситуации и настроения. To-do-лист сегодня — это всё для эффективного управления задачами и временем.

Я использую систему контекстного планирования в среде Outlook Глеба Архангельского. Что мне в ней нравится: простота и эффективность инструмента, хорошо знакомое приложение, совмещение календаря, задач и почты в одном информационном пространстве, интеграция с офисными приложениями. Данной системе планирования можно обучить любого сотрудника за небольшое время.

Вот несколько советов по организации рабочего времени:

  • Планируйте гибко, в контексте, а не с жёсткой привязкой ко времени.
  • Научитесь понимать, что главное, а что нет.
  • Легко расставайтесь с незначительными делами.
  • Цените качество проведённого времени, а не само потраченное время.
  • Говорите себе и другим людям «нет», когда это необходимо.
  • Начинайте день с трудных и неприятных заданий.
  • Когда планируете на работе задачи и проекты, ставьте им сроки выполнения.

Мощный психологический приём — вычёркивать выполненную задачу или ставить напротив неё галочку. Это даст вам дополнительную внутреннюю энергию для достижения больших результатов. Вы увидите, что всё не напрасно.

Работа с почтой

Как организовать работу с почтой?

Во-первых, надо установить время работы с ней, чтобы уменьшить количество прерываний. Лучше всего это делать в утренний час, когда задачи начинают формироваться, и после обеда, когда надо проверить, как обстоят дела.

Во-вторых, на неоднозначные письма не стоит отвечать сразу. Нужно всё обдумать: обращение, построение ответа, дополнительную информацию. Старайтесь делать так, чтобы субъективизма было как можно меньше. Забудьте о быстрых ответах, как все привыкли делать в социальных сетях.

В-третьих, не перегружать текст письма информацией, которая понятна только самому отправителю. Старайтесь отвечать кратко и ёмко, взвесив каждое слово. В наш цифровой век это очень важно: никому не интересно пробираться сквозь уникальные умозаключения.

И наконец, не стоит забывать о сетевом этикете: обращении к получателю, стиле письма, информации по делу, контактных данных. Учитесь составлению письма, анализу того, что написали, и правилам обращения.

Дополнительный инструмент

Что ещё помогает сделать работу эффективнее, так это маркерная доска. Незаменимый инструмент, особенно когда в отделе идёт мозговой штурм или решение серьёзной задачи с промежуточными этапами.

midnightcomm/Flickr.com

В моей профессиональной деятельности доска была непременным атрибутом рабочей обстановки. Она полезна и с точки зрения экономии бумаги. Вы не поверите, сколько тратится листов на объяснение своих идей и решений.

Благодаря визуальному мышлению (оно есть у всех) люди могут совместно рисовать на доске, объяснять свои мысли и предлагать лучшие решения задачи. Всем всё видно и понятно.

От себя добавлю, что мне в работе помогает музыка. Она положительно влияет на мою производительность, особенно когда надо работать с однообразными задачами на компьютере или оформлять большой пакет документов. И вообще хорошо начинать утро с позитивной музыки. Но не стоит включать её для всех, помните: вы работаете не один, кому-то музыка будет только мешать.

А какие дополнительные рабочие инструменты применяете вы в вашей деятельности?

8 советов по организации рабочего места в офисе

Как правильно организовать рабочее место в офисе?

Чтобы улучшить продуктивность, следует избавиться от раздражителей на рабочем месте в офисе или в кабинете за компьютером. Внешние факторы постоянно отвлекают, не позволяют сосредоточиться. В результате сорваны дедлайны, не выполнены важные дела, не подведены итоги переговоров с важными клиентами. Чтобы избавиться от этих проблем, следует создать для себя идеальное рабочее пространство. Организация рабочего места гораздо проще, чем может показаться на первый взгляд.

Избавляемся от раздражителей. Некоторые детали, которые могут на первый взгляд показаться незначительными мелочами, на самом деле сильно влияют на работоспособность. Иногда регулировка высоты сидения, смена музыки для фона или настройка программы в компьютере в несколько раз увеличивают продуктивность.Чтобы определить эти факторы, достаточно в течение нескольких недель записывать любую мелочь, которая отвлекает внимание. В результате появится список вещей, над которыми придется поработать.

Читайте так же:  Лакированная мода как выбирать и носить глянцевые вещи

8 советов по организации рабочего места

Порядок на рабочем столе и отсутствие отвлекающих факторов в офисе позволят сконцентрировать внимание на важных делах и успеть все сделать до окончания рабочего времени.

Первое: порядок на рабочем столе. С рабочего места необходимо убрать все лишнее. Речь идет о давно оставленных записках, потерявших актуальность стикерах. Следует разобрать по местам ненужные документы. Обязательно протереть пыль со столешницы. На столе в кабинете или в офисе не должно быть того, что мешает работе или засоряет пространство. В идеале генеральную уборку на рабочем месте нужно делать не реже, чем раз в две недели.

Второе: раскладываем канцелярские принадлежности. Наверняка у многих на столе лежат закончившиеся ручки, неработающие степлеры или тупые ножницы. Все канцелярские принадлежности следует проверить на работоспособность, после чего поместить в специальный ящик стола.
По возможности нужно убрать со стола лишние провода компьютера, клавиатуры, компьютерной мыши и наушников. Хорошо, если есть возможность пользоваться беспроводными устройствами.

Третье: меняем стикеры на доску для планирования. Если позволяет пространство офиса или комнаты, рядом со столом можно поместить доску для планирования. Ее следует разделить на несколько зон:

  • задачи;
  • приоритет (наиболее важное);
  • в работе;
  • завершено.

Напоминания по каждой задаче можно будет перемещать в ходе работы. Для этого используются специальные магниты или стикеры. Установив доску, можно не только разгрузить пространство на рабочем столе, но и определять последовательность действий и ход их выполнений в течение дня.

Четвертое: уделяем внимание освещению. Правильно подобранное освещение – очень важно для работы в офисе. Стол следует установить таким образом, чтобы освещение падало слева (для левшей с другой стороны). Иногда на продуктивность влияют настройки монитора компьютера. Можно проверить яркость и контрастность изображения. Необходимо отрегулировать уровень наклона экрана. Это поможет снять напряжение с глаз и увеличить продуктивность.

Пятое: подбираем правильный стул. Правильно подобранный эргономичный рабочий стул снимает напряжение с позвоночника. Если характер работы предполагает постоянное нахождение на рабочем месте, выбору кресла нужно уделять особое внимание.

Шестое: корзина для мусора – залог чистоты. Чтобы не собирать на столе ненужные бумаги, следует разместить корзину для мусора таким образом, чтобы выкинуть лишнее можно было не вставая с кресла. Такой прием позволит не захламлять стол ненужными мелочами, которые постепенно превращают рабочее место офиса в бардак.

Седьмое: организовать систему хранения. При работе с большим количеством документов необходимо продумать собственную, удобную систему хранения. Бумаги можно сортировать по папкам, которые будут формироваться по любому из способов:

Документы, которые используются редко, можно отложить в дальний ящик шкафа или стола.
Важные документы рекомендуется сканировать или делать копии на телефон. Если сохранить их в облачном приложении, доступ к документам можно будет получить с любого устройства с выходом в сеть интернет.

При сохранении электронных версий следует продумать название каждого файла. Оно должно быть понятно, чтобы при необходимости не открывать все документы в поисках нужного.

Восьмое: держим блокнот для записей на рабочем столе. Обычный блокнот с ручкой, который всегда под рукой, позволяет всегда держать перед глазами список актуальных дел. Таким образом в конце рабочего дня не останется нерешенных вопросов, поскольку все важные задачи будут перед глазами.

Соблюдение этих правил позволит держать рабочее место в порядке, а значит, успевать в течение дня гораздо больше. И не важно где вы работаете: в офисе, дома в отдельной комнате, в кабинете или в коворкинге. Данная статья заказана на бирже статей

Рабочее место (кабинет) в стиле Хай-Тек (Hi-Tech), когда все организовано максимально просто и без лишнего с равномерным освещением

Офис мечты

Как должен выглядеть идеальный офис мечты, в который захочется провести четвертую часть, а то и половину всей жизни? Предприимчивые работодатели давно смекнули, не кадры решают все, а то в каких условиях они работают. Отсюда море креатива и причудливый дизайн, которым нынешние босы вдохновляют подчиненных на трудовые подвиги. Сфера деятельности это отправная точка в создании облика компании. Подробнее об этом и про офис Тинькоф Банка смотрите в видео:

Посмотрите это видео, в котором рассказывается как выглядели кабинеты знаменитых людей, как они подходили к организации рабочего места.

Как эффективно организовать рабочее пространство

Рабочее пространство — это то место, где многие люди проводят большую часть дня. Зачастую можно слышать жалобы о том, насколько им трудно справляться с поставленными задачами, и сколько времени и нервов отнимает необходимость искать что-либо на столе или в ящиках. Ответы на это можно слышать стандартные: это усталость, нужно в отпуск, сменить обстановку, работу и др. Но дело ли только в этом? Ведь на подобное жалуются и те люди, которые занимаются любимым делом. А причина может лежать в прямом смысле на поверхности. Только мы, люди, склонны копать глубоко, но игнорировать при этом очевидное.

Раздражение может быть вызвано банальным беспорядком или неудобной организацией рабочего стола. Если вы подозреваете, что проблема именно в этом, попробуйте перестроить его. Вы увидите, насколько комфортнее и приятнее станет приходить на рабочее место. В каких же направлениях стоит двигаться, чтобы реорганизовать свою зону?

1. Минимализм на рабочем столе

В запале рабочего процесса поддерживать идеальный и стабильный порядок на столе бывает довольно проблематично. К тому же некоторые люди имеют привычку собирать уже не актуальные бумаги, полагая, что впоследствии они могут пригодиться. Поэтому, если вам сложно отыскать нужную вещь на собственном рабочем столе, скорее всего, пришла пора разобрать завалы и освободить пространство от ненужных бумаг, большого количества канцелярских предметов, различных рекламных флаеров, оберток от печенья, перекусов и чаепитий. Это необязательно делать очень часто. Уделите 10-15 минут в конце рабочей недели наведению порядка, и вы вздохнете с облегчением, когда вернетесь на работу в понедельник.

2. Сортировка бумажных документов

Компьютеризация офисной работы пока еще не стала абсолютной. Поэтому распечатки документов зачастую являются причиной захламленности рабочего стола сотрудников. Чтобы этого не происходило, можно завести несколько удобных лотков. В один вы будете помещать бумаги, которые уже не актуальны, а в другой — новые, с которыми еще предстоит работать. А также стоит сделать ярлычки на папках, если документов очень много. Они помогут вам быстро ориентироваться и находить нужное по первому требованию.

Читайте так же:  Трендовые модели обуви для осеннего сезона

3. Уютное рабочее место

Этот совет будет актуален для тех сотрудников, у которых нет своего собственного кабинета. Увы, рабочая зона в таком случае может быть не очень удобной, например, если она расположена у двери или спиной к двери. А также в случае, если в одном кабинете трудится много людей и возникает много шума. В ваших силах изменить положение стола, чтобы создать больше приватного пространства или слегка отгородиться с помощью растений в горшках, которые есть в большинстве офисов. Если же вам мешает шум, есть смысл задуматься о приобретении наушников со звукоизолирующей функцией. Вы можете расположить в зоне своей работы милые мелочи или цветы в вазе, чтобы сделать место уютным и задать настроение.

4. Достаточное освещение

Дневной солнечный свет положительно влияет на наше общее состояние и на работоспособность. Здорово, если в вашем офисе есть большие окна. Но такое бывает не всегда. Иногда в целях экономии офисное пространство может быть организовано даже в помещении, где окон нет вовсе. В этом случае крайне важно позаботиться о хорошем освещении в виде настольной лампы. Поток света должен идти слева для правшей и справа для левшей. Он должен быть достаточно ярким, но не слишком раздражающим. Иначе и в том, и в другом случае это вызывает быструю усталость глаз, сонливость и понижение рабочей производительности.

Поделитесь постом с друзьями!

Как эффективно использовать рабочее окружение

Большинство людей не привыкли считать окружающее пространство чем-то важным. Они думают, что главное — внутренний настрой. Однако если быт организован неэффективно, то начинаются проблемы и с мышлением. И зачастую в поиске причин мы размышляем обо всем, кроме негативного влияния окружения.

Почему наше окружение имеет такое большое значение?

Научные исследования показывают, что наши рабочие привычки (хорошие и плохие) часто связаны с внешними триггерами. Если рабочее окружение организовано неправильно, то наружу вылезает все худшее. Например, лень и прокрастинация.

Запахи, цветовая гамма, окружающие люди — все это влияет на рабочие привычки. Так как же организовать рабочее пространство правильно, чтобы оставаться продуктивными и творческими? Вот пять советов.

Разберите беспорядок пока он не разобрался с вами

Беспорядок приходит постепенно, как на рабочем столе, так и в голове. В этом его главная опасность. То же можно сказать о многих других вещах: стрессе, эмоциональном выгорании, усталости. По этой причине большинство людей становятся невротиками и не могут достичь своих целей. А главное — теряют способность мыслить.

Как же можно избавиться от беспорядка в своей жизни? Вот пара советов:

  • Установите ограничения. Не открывайте больше пяти вкладок в браузере, не держите больше пяти вещей на рабочем столе, не думайте больше, чем об одной вещи за один раз.
  • Используйте маленькое рабочее пространство. Закон Паркинсона работает и здесь: чем больше место, тем больше беспорядка.
  • Раз в неделю наводите порядок как на столе, так и в голове. Вытирайте пыль, кладите вещи на свои места, приводите в порядок мысли.

Найдите место, которое вдохновляет вас

Великие компании современности прекрасно знают о том, что нужно лишь дать возможность человеку чувствовать себя комфортно на рабочем месте, как его эффективность будет значительно повышена. Если вы не работаете в подобной компании, нужно взять дело в свои руки.

Даже если это будет стоить больших денег, подумайте. Возможно, это окупится уже через пару месяцев.

Как же понять, что место подходящее? Всего два момента: вас оно вдохновляет и способствует тому, чтобы работать с наслаждением. Как только такое место найдено, сделайте все, чтобы его не потерять.

Используйте разные места для разных типов мышления

Наш мозг любит привычки, это позволяет ему беречь энергию и совершать как физические, так и умственные действия на автопилоте. Но согласитесь, что за своим рабочим столом и в кафе думается по-разному.

Писатель Грегори Сиотти нашел интересный способ приучить свой мозг мыслить по-разному в разных ситуациях.

  • За стационарным компьютером он пишет статьи для своего блога.
  • За ноутбуком выполняет мелкие дела: проверяет почту, сидит в интернете, ищет интересную информацию.
  • На планшете только читает.

Возможно, когда-то и вы тоже покупали планшет для чтения. Держим пари, что через несколько недель на нем уже играли в игры и сидели в интернете. Вот в чем проблема. Мы смешиваем устройства и рабочие места, поэтому наш мозг постоянно думает одинаково. Если есть возможность, используйте два рабочих стола для разных целей.

Настройте себя на успех

Не стоит садиться за рабочий стол вынуждено и по привычке. Мы ощущаем себя рабами, у которых нет выбора. Прежде чем сесть за стол, необходимо выделить хотя бы пять минут на какой-нибудь ритуал или приведение психики в порядок.

  • Зачем я сейчас буду работать?
  • Какая в этом цель?
  • Как настроиться таким образом, чтобы мне это нравилось?
  • У меня хорошая работа, другие люди вынуждены выполнять работу менее квалифицированную и более сложную, неужели я не должен радоваться?
  • Чего я хочу достичь в краткосрочной и долгосрочной перспективе?

Даже если у вас есть определенный распорядок дня, никогда не принимайтесь за дело, если чувствуете себя несчастным. Поработайте над мотивацией и вызовите в себе желание работать.

Уничтожьте раздражители

Рабочее окружение будет препятствием, если повсюду будут находиться вещи, которые вас раздражают. Прежде всего нужно подумать о том, что вы слышите. Соседский, офисный или домашний шум может убить любое желание взяться за дело. Поэтому купите себе хорошие противошумные наушники.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Влияет на способность концентрироваться также то, что находится перед глазами. Здесь все индивидуально. Наблюдайте за собой. Вам нужно одно из двух — либо одноцветная гамма, либо разноцветная. Выясните, что позволяет сфокусироваться лучше.

Как эффективно организовать рабочее пространство
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here